Anruf vom Headhunter: So verhalten Sie sich richtig!

Bleiben Sie ruhig und reagieren Sie souverän – so wirken Sie professionell!

Der Headhunter ruft an und erwischt Sie eiskalt. Aber keine Bange, der Berater kennt diese Situation und wird entsprechend reagieren. Er wird Sie am Arbeitsplatz zunächst fragen, ob Sie gerade frei sprechen können. Ist ein Kollege im Raum oder müssen Sie in fünf Minuten in ein Meeting, vereinbaren Sie einen späteren Termin oder geben Sie dem Berater Ihre Mobiltelefonnummer und eine Uhrzeit an, zu der er Sie am besten erreichen kann.

Sie können natürlich auch den Berater um seine Rufnummer bitten. Dem Personalberater ist es aber meistens lieber, wenn er erneut auf Sie zukommen kann. Das liegt nicht daran, dass er die Telefonnummer nicht herausgeben möchte, sondern eher daran, dass er sein Geld am Telefon verdient und meistens schlechter erreichbar ist, als Sie es sind. Gibt er Ihnen trotz Ihrer Nachfrage keine Rückrufnummer, sollten Sie jedoch vorsichtig agieren bzw. den Kontakt überdenken.

Und was wird er Ihnen anbieten? Hier sollte man realistisch sein: Im besten Fall eine neue, zu Ihrem Profil und Vorstellungen passende Jobangebot, im schlechtesten Fall „nur“ einen weiteren Kontakt zu einem Personalberater. Selbst wenn der Job Sie reizt, kann es sein, dass der Berater nach einer Vorauswahl nicht Sie, sondern andere Bewerber besser geeignet hält und diese dem Auftraggeber präsentiert.

Aber eins ist gewiss: Der Berater arbeitet in Ihrem beruflichen Umfeld, d.h. für Sie, dass es kein Nachteil sein kann, sich mit Ihm Auszutauschen – teilen Sie ihm ruhig mit, wenn Sie grundsätzlich an einem Wechsel interessiert sind. Möglicherweise passt es beim nächsten Mal – dann nutzen Sie ihn als Karrieresprungbrett.

Wie kommen Sie auf mich?

Bevor Sie die – immer falsche – Frage stellen: „Wie kommen Sie gerade auf mich?”, sollten Sie sich zunächst anhören, was Ihnen der Berater zu bieten hat. Denn wie der Berater auf Sie kommt, wird er Ihnen entweder freiwillig erzählen oder gar nicht. Dies zu wissen ist im übrigen für Sie auch gar nicht wichtig, da es auf die weitere Zusammenarbeit keinen Einfluss hat. Ihre Frage würde aber zeigen, dass Sie im Umgang mit Personalberatern wenig Erfahrung haben ― mithin, dass Sie eventuell wenig interessant sein könnten.

Im ersten Telefonat wird Ihnen der Berater zunächst – in der Regel, ohne den Namen zu nennen ― das Unternehmen beschreiben, für das er eine Position zu besetzen hat. Anschließend wird er Ihnen kurz die Position umschreiben, die es zu besetzen gilt. Die Eckpunkte, die der Personalberater mit Ihnen klären wird, sind Branche, Titel und Inhalt der Position, Unternehmensgröße und möglicherweise auch die Region, in der der Arbeitgeber ansässig ist. Hören Sie hier zunächst ruhig zu und notieren Sie sich, falls notwendig, erste Stichpunkte.

Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie schnell entscheiden, ob das gesuchte Profil zu Ihnen passt und ob die Stelle für Sie eine Perspektive darstellt. Wenn dies zutrifft, teilen Sie dies dem Personalberater mit, so dass er Ihnen weitere Informationen zur Verfügung stellt und das Gespräch weiterführt.

Auftraggeber wird selten sofort genannt – aus Diskretion!

Fragen Sie ihn nicht nach dem Namen des Auftraggebers: Entweder wird er diesen gleich nennen oder in einem der Folgegespräche. Die Gründe, warum der Auftraggeber nicht sofort genannt wird, sind vielfältig: Der heutige Positionsinhaber ist noch im Amt und weiß (noch) nicht, dass er ersetzt werden soll. Diese Situation gibt es, sie tritt jedoch nicht allzu häufig auf. Meist ist es so, dass der heutige Stelleninhaber weiß, dass er gehen wird, dass es aber seine Mitarbeiter, die direkte Konkurrenz und die Kunden noch nicht wissen sollen. Kunden sollen bspw. nicht verunsichert werden, wenn bekannt wird, dass ihr bislang bekannter und vertrauter Ansprechpartner das Unternehmen verlässt. Den Mitarbeitern soll es üblicherweise nicht bekannt sein, weil sie sich eventuell für diese Position als Nachfolger sehen. Das Management möchte zunächst herausfinden, wer zurzeit auf dem Markt verfügbar ist, bevor ggf. doch eine interne Lösung gewählt wird.

Unsicherheit über Diskretion

Ein weiterer, entscheidender Grund, warum ein Auftraggeber nicht genannt wird, ist die Unsicherheit über Ihre Diskretion. Gerne brüsten sich Mitarbeiter kurz nach dem Telefonat mit dem Personalberater damit, dass ihnen bei der Konkurrenz eine Position angeboten wurde. Bis zum Vertragsangebot ist es ein langer Prozess, den der Headhunter beeinflusst, aber nicht bestimmt. Nur der Auftraggeber kann ein Angebot unterbreiten. Natürlich ist es nachvollziehbar, dass man sich freut, wenn man angesprochen wird. Teilen Sie die Freude aber nicht mit Personen, die mit Ihnen zusammenarbeiten. Ist es am Markt kein Geheimnis, dass der Auftraggeber sucht, kann der Headhunter ihn auch direkt preisgeben. Bei der Schilderung der Position haben Sie immer die Möglichkeit, nach Details zu fragen, um abzuschätzen, ob dies eine berufliche Weiterentwicklung für Sie bedeutet.

Nachdem der Berater Ihnen die Position vorgestellt hat, bleiben Sie ruhig, überreagieren Sie nicht (wirkt evtl. verzweifelt) und lästern Sie nicht über Kollegen sondern stellen Sie Fragen zu der Position – dies hinterlässt einen guten Eindruck. Fragen zum Job und Unternehmen (Aufgabenbereiche, Inhalte der Position, Unternehmenskennzahlen etc.) wirken professionell und interessiert, das Thema Gehalt wird aber zunächst zurückgestellt. Denn zum einen gehört es nicht zum guten Stil, direkt über Geld zu sprechen, und zum anderen sollten die Aufgabe, die persönliche Weiterentwicklung oder das Unternehmen interessieren und Motive für den Jobwechsel sein. Es sei denn, Sie haben das Gefühl, die Position liege gehaltlich weit unter Ihrem heutigen Verdienst. Der Personalberater hat von seinem Auftraggeber eine Gehaltsspanne genannt bekommen, die bei Spitzenkandidaten nach oben offen sein kann oder bei vielversprechenden Nachwuchskandidaten entsprechend nach unten korrigiert wird. Erst wenn der Personalberater Ihr genaues Profil kennt, kann er Ihnen signalisieren, welches Gehalt bei dieser Qualifikation möglich ist. Meist ist Ihr Lebenslauf für diese Beurteilung seitens des Personalberaters notwendig. Fragt der Personalberater nach Ihrem aktuellen Gehalt oder Ihrem zukünftigen Gehaltsvorstellungen, so geben Sie ihm auch immer eine mögliche Gehaltsspanne an. Sollten Sie im ersten Kontakt diese nicht wissen oder nennen wollen, so ist das auch kein Problem. Allerdings werden Sie sich früher oder später dazu äußern müssen – meist vor einem persönlichen Treffen – um weiterhin den Gesprächen eine sinnvolle Grundlage zu geben.

Ein Key Account Manager zum Beispiel kann drei, aber auch sieben Jahre Berufserfahrung haben. Der Personalberater weiß aber nicht, wie lange Sie schon Key Account Manager sind. Erst unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Erfahrung, kann er Ihnen sagen, welches Gehalt bei dem Auftraggeber erzielbar ist. Sie müssen grundsätzlich beachten, dass nie der Personalberater, sondern immer der Auftraggeber das Gehalt festlegt.

Ist die Position für Sie interessant, erwartet der Berater, dass Sie kurz Ihren beruflichen Werdegang schildern. Hierzu ist es ratsam, dass Sie vorher schon eine Präsentation zu Ihrer Person vorbereitet haben, die nicht länger als ein bis zwei Minuten dauert und Ihre derzeitige Position und Aufgabenstellung, den Verantwortungs-bereich, Ihre Ausbildung, Erfahrung und Stärken zum Inhalt hat. Je höher Sie aber in der Unternehmenshierarchie aufgestiegen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Personalberater Eckdaten Ihres Profils bereits kennt.

Sind die Eckdaten beiden Parteien bekannt und ist man sich einig, dass es Sinn macht, einen Schritt weiterzugehen, wird Ihnen der Personalberater anbieten, Ihnen einePositionsbeschreibung zukommen zu lassen. Geben Sie zu diesem Zweck Ihre private E-Mail-Adresse und private Telefonnummer an den Berater weiter. Sollten Sie keine private E-Mail-Adresse haben, so lässt der Berater Ihnen die Unterlagen selbstverständlich auch per Post zukommen. Es kann auch gleich ein persönliches Treffen vereinbart werden.

Positionsbeschreibung anfordern

Wir empfehlen Ihnen, sich immer zunächst eine Positionsbeschreibung zukommen zu lassen. Neben den Kontaktdaten und der Möglichkeit, sich auch auf der Homepage über die Personalberatung zu informieren, sind Sie mit einer schriftlichen Information über die Position meist besser auf ein Interview vorbereitet. Die Qualität der Positionsbeschreibung lässt zudem auch Rückschlüsse auf die Qualität des Beraters zu.

Wenn Sie ein Personalberater kontaktiert hat und Sie im Gespräch bleiben, so prahlen Sie nicht mit diesem Anruf. Diskretion gehört zum Beruf des Personalberaters und wird in gleicher Weise auch von Ihnen erwartet.

Nach Erhalt der Positionsbeschreibung nehmen Sie sich die notwendige Bedenkzeit, um für sich und in Absprache mit Ihrem persönlichen Umfeld zu entscheiden, ob Sie weitere Schritte mit dem Personalberater gehen möchten. Vermeiden Sie es aber, sich mit Kollegen in Ihrem Unternehmen über die neuen Perspektiven auszutauschen.

Nachdem Sie sich klar darüber geworden sind, ob die Ihnen angebotene Stelle eine interessante Herausforderung sein kann, senden Sie dem Personalberater einen aussagekräftigen Lebenslauf zu (vgl. hierzu unsere weiterführenden Artikel im „Lebenslauf Kompendium“ sowie unsere Lebenslauf-Vorlagen). Wir empfehlen Ihnen nicht, so wie es oft der Fall ist, mit der Übergabe Ihres Lebenslaufs bis zum persönlichen Kennenlernen zu warten (Interview), da Sie dadurch den Prozess unnötig hinauszögern und Sie sich selbst benachteiligen, da Ihnen andere Bewerber schlichtweg zuvor kommen.

Bevor der Berater Sie zu einem persönlichen Gespräch einlädt, wird im Interesse beider Seiten vorab geprüft, ob sich der Aufwand eines persönlichen Gesprächs beidseitig lohnt da Unklarheiten, die sich möglicherweise aus dem Lebenslauf ergeben, vorher schon geklärt wurden. Die Angst, Ihr Lebenslauf könnte in falsche Hände geraten, ist in den meisten Fällen unbegründet. Zum einem lebt die Headhunter- bzw. Personalberaterbranche von Ihrer Verschwiegenheit und Diskretion, zum anderen konnten Sie sich vorab ein Bild über den Personalberater machen (E-Mail, Internetauftritt, Positionsbeschreibung, intuitives Gefühl nach dem Telefongespräch).

Checkliste: So verhalten Sie sich richtig!
Tipps für den telefonischen Erstkontakt
  • Ruhig bleiben: Seien Sie nicht überrascht! Wenn Sie ruhig bleiben wirken Sie souverän. Signalisieren Sie ihm umgehend, ob Sie ungestört telefonieren können oder teilen Sie ihm mit, dass er Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut anrufen soll (Private Rufnummer und Zeitpunkt austauschen). So kontrollieren Sie den Ablauf und die Zeit und wirken zugleich professionell.
  • Jobinhalte klären: Klären Sie gleich, ob die angebotene Stelle zu Ihnen passt (Kurzpräsentation Ihrer Person) und eine Perspektive darstellt. So vermeiden Sie Irritationen und Zeitverschwendung gleich zu Beginn für beide Seiten. Passt das Jobangebot nicht, dann begründen Sie es und erzählen dem Berater, welchen nächsten Karriereschritt Sie sich vorstellen bzw. unter welchen Bedingungen Sie einen Jobwechsel für Sie in Frage kommt. So bauen Sie einen guten Kontakt zu dem Personalberater auf, der im nächsten Kontakt sicherlich ein für Sie sinnvolleres Angebot hat. So bauen Sie den Personalberater zu Ihrem persönlichen Karrieresprungbrett aus
  • Halten Sie sich kurz: Verabreden Sie bei Interesse einen späteren Termin im privaten Umfeld.
  • Diskretion: Fragen und wundern Sie sich nicht, wie der Berater auf Sie kommt. Headhunter kommen entweder aufgrund einer Internetrecherche (Xing, LinkedIn etc.), einer Empfehlung (sog. source) oder, wenn Sie es mit einem guten Berater zu tun haben, aufgrund einer vom Headhunter eigenständig durchgeführten Marktstudie auf Sie zu. In jedem Fall wird er Ihnen i.d.R. sagen, dass Sie eine Empfehlung waren, Ihnen aber die Quelle aus Diskretionsgründen nie nennen. Mit anderen Worten: Es spielt keine Rolle, wie er an Sie kam – Hauptsache ist, dass der Job, den er Ihnen anbietet aufgrund einer zuvor guten Recherche auch zu Ihnen passt und nicht „daneben“ ist.
  • Nicht nach Auftraggeber fragen: Vermeiden Sie die Frage, für welches Unternehmen der Berater tätig ist. Ist es an der Zeit, wird er Ihnen das Unternehmen zu einem ihm frühestmöglichen Zeitpunkt nennen, denn das erleichtert auch dem Personalberater die Arbeit. Oft ist das aber aufgrund der Diskretion und Vertraulichkeit nicht dem Berater nicht sofort möglich. Erst wenn er feststellt, dass der Job tatsächlich zu Ihnen passt und einen Perspektive beinhaltet, wird er Ihnen mit dem Namen entgegenkommen. Zu forsches Fragen wird zu keinem Ergebnis führen, stellt Sie aber in kein gutes Licht.
  • Keine Gehaltsverhandlung: Vermeiden Sie es, im ersten Gespräch nach dem Gehalt zu fragen. Dies lässt vermuten, dass Sie primär nur an einer finanziellen Verbesserung interessiert sind, nicht an der Aufgabe, und inhaltliche Ansprüche hintanstellen.
  • Rückfragen stellen: Führen Sie einen Dialog, kommunizieren offen, stellen Sie Fragen und geben Sie präzise Antworten auf gestellte Fragen. Hektische und unüberlegte Antworten disqualifizieren Sie. Der Erstkontakt ist kein Interview, sondern ein erstes Kennenlernen und Gelegenheit zum Austausch von Informationen. Nutzen Sie den Kontakt, um Ihrerseits Informationen wie Jobinhalte, Aufgaben, Erwartung an den zukünftigen Stelleninhaber zu klären und stellen Sie Fragen zum Unternehmen wie Größe (Umsatz, Mitarbeiter), Produkte, Branche und Region. So können Sie sich ein erstes Bild machen.
  • Follow up, weiteres Vorgehen: Fragen Sie nach einer Positionsbeschreibung und den Kontaktdaten des Personalberaters. Verabreden Sie mit ihm die weitere Vorgehensweise und geben Sie ihm Ihre private Rufnummer und private E-Mail-Adresse. Der Berater wird Ihnen das Positionsprofil nur in den seltensten Fällen an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse senden. Nachdem Sie die Daten ausgetauscht haben können Sie auch Ihrerseits klären (Webseite der Personalberatung), welche Eindruck die Beratung macht.
  • Knigge: Ihr persönlicher Eindruck zählt! Wie empfanden Sie den Anruf? Wirkte er professionell? Die gleiche Bewertung wird der Personalberater auch durchführen. Einer der großen Fehler, die immer wieder passieren: Seien Sie nicht arrogant! Dies ist nur dann ein gutes Mittel, wenn Sie vom Personalberater nichts mehr hören möchten. Darüber hinaus sollten Sie nicht gierig wirken (Gehaltsfrage), zu wechselwillig (verzweifelt) oder schlecht über den aktuellen Arbeitgeber sprechen.
Headhunter100